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金門縣政府主管法規共用系統

列印時間:113.05.30 18:40

法規內容

法規名稱: 金門縣政府落實檢舉(陳情)人身分保密作業實施要項
公發布日: 民國 97 年 07 月 21 日
修正日期: 民國 102 年 07 月 19 日
發文字號: 府政預字第1020058418號 函
法規體系: 政風類
圖表附件:
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壹、依據:
一、行政程序法第 170 條第 2 項規定:「人民之陳情有保密必要者,受
    理機關處理時,應不予公開」。
二、行政院暨所屬各機關處理人民陳情案件要點第 18 點規定:「人民陳
    情案件有保密之必要者,受理機關應予保密」。
三、行政院頒發「文書處理手冊」第捌點「文書保密」。
四、法務部 96 年 9  月 26 日法政決字第 0961114016 號函頒「政風機
    構協助機關落實檢舉(陳情)人身分保密實施要項」。


貳、目的:
一、鑑於目前政府各級機關對於檢舉(陳情)人身分保密作法不一,公務
    員常因作業疏失導致洩漏檢舉(陳情)人身分,而影響當事人權益情
    事迭有所聞,為防範一再發生檢舉人身分洩漏之情事,乃訂頒此要項
    供各機關統一作法。
二、為強化並落實檢舉(陳情)人身分保密,鼓勵民眾勇於舉發不法,建
    立全民監督機制,特依據上級指導單位函示規定暨相關保密法令規定
    ,並衡酌業務特性與內部行政作業程序現況,訂定本作業要點,期以
    統一本府暨所屬各機關處理檢舉(陳情)人案件作業程序,以落實公
    務機密維護作為。


參、受理檢舉(陳情)案件作業流程:
一、各機關(單位)業務性質須經常受理民眾檢舉(陳情)者,其主官(
    管)應指派專責人員辦理檢舉(陳情)人身分保密事宜。
二、各單位人員於接獲具名檢舉(陳情)案件,應親持或密封交予專責人
    員拆閱並依據檢舉(陳情)內容予以分案。
三、專責人員分案後研判內容無須保密者,交由行政室收發人員依照普通
    件公文收文登記程序掛號後,再交予主辦單位承辦人以一般公文簽收
    登錄,依照處理檢舉(陳情)案件之相關規定時程期限內辦理完竣。
四、具名之檢舉(陳情)案件內容具體、明確且有聯絡方式,專責人員研
    判應予保密者,應先以電話、函件、親訪或其他方式查證確認檢舉(
    陳情)人身分及檢舉(陳情)情事,主動詢問相關內容細節並瞭解是
    否須予回覆後,將正本上檢舉(陳情)人姓名、住址、電話或其他足
    以顯示檢舉(陳情)人身分之資料予以浮貼彌封,並於浮貼彌封處蓋
    上職章,影印後將正本妥善收置,再將該隱去足資辨識檢舉(陳情)
    人身分之相關資料影本交由行政室以密件登記,分案後由該受理之主
    辦單位收文處理;無法影印者,摘錄其內容轉交。專責人員查證檢舉
    (陳情)人身分結果屬冒名或虛名者,則將全案資料移交業務主辦單
    位自行處理。
五、業務主辦單位處理真實具名檢舉(陳情)案件期間因案情需要須聯繫
    或訪談檢舉(陳情)人時,由專責人員代為聯繫或訪談,並將結果轉
    知業務主辦單位續辦,詢問過程均須恪遵保密規定,以避免洩密;但
    案情過於複雜,非專責人員得以代辦者,則將全案資料移交業務主辦
    單位自行處理、答覆。
六、密件案件承辦人於辦理公文處理流程時,應放置專用密件公文夾內,
    離開或下班後,應收妥於櫥櫃內。須會簽或批示時應親自持往,於會
    簽或批示後,會簽單位應通知承辦人親自攜回,中間不得假借他人之
    手,以避免無關之第三者知悉。
七、業務主辦單位辦理完成之具名檢舉(陳情)案件,於答覆檢舉(陳情
    )人或被檢舉(陳情)人時,答覆公文應予分函辦理,避免將檢舉(
    陳情)人或被檢舉(陳情)人併列於受文者正、副本欄位。其檢舉(
    陳情)人身分資料仍由專責人員保管者,應將答覆函件簽准後空留受
    文者欄,交由專責人員填註寄發。寄發時應使用雙封套信封,外封套
    應避免使用印有機關名稱字樣之信封,以避免於郵遞過程中遭他人窺
    知檢舉(陳情)人身分。
八、案件處理完竣或函覆檢舉(陳情)人後,由專責人員將具有檢舉(陳
    情)人身分資料之正本以公文封密封,於公文封背面之黏貼騎縫線蓋
    上職章,送交業務主辦單位併卷歸檔,業務主辦單位應將所有相關資
    料彙整成卷後以密件專用公文封封存。
九、檢舉(陳情)人親至機關檢舉(陳情)者,如事先表明係檢舉(陳情
    )事由時,由接待人員聯繫專責人員受理,專責人員應製作書面紀錄
    資料,內容記載檢舉(陳情)之人、事、時、地、物等具備要件,同
    時詢問檢舉(陳情)人是否方便留下姓名及聯絡方式,於製作完成後
    ,依本要項第四項之規定分案辦理,接獲分案之檢舉(陳情)案件承
    辦人,亦應依照上述密件或普通件公文處理方式辦理。製作檢舉(陳
    情)紀錄時,應選擇適當場所,採取隔離措施,並將談話音量放低。
十、檢舉(陳情)人以電話向機關檢舉(陳情)者,由總機或接聽人員聯
    繫專責人員受理後,依前(九)項規定辦理。
十一、業務主辦單位辦理無須保密之檢舉(陳情)案件,其未具名但內容
      具體、明確且無聯絡方式時,仍應詳細查明後,專案簽准結案;具
      名或未具名之案件但內容缺乏具體、明確之事證,且無具體查證路
      線者,於受理後專案簽准結案。


肆、受理檢舉(陳情)人身分保密作業注意事項:
一、專責人員保管或密封之檢舉(陳情)人身分辨識資料,非經書面簽奉
    主官(管)同意,他人均不得閱覽或啟封;經核准閱覽或啟封者,應
    於相關文件中註明原因、發生時間及知悉人員姓名。
二、專責人員及承辦人於處理檢舉(陳情)案件公文簽辦過程中,任何書
    面資料均不得顯示出檢舉(陳情)人姓名、住址、電話等,或其他足
    以顯示檢舉(陳情)人身分之資料,並避免記載足以辨識檢舉(陳情
    )人身分之相關文字或內容(如:據貴會會員、貴單位同仁、同棟鄰
    居反映等字眼)。
三、行政室檔案管理人員於簽收結案之密件後,應將公文封送至密件專用
    櫥櫃存封,同時均應上鎖妥存。
四、歸檔之密件日後因公務需要須予調檔、拆封、續辦時,應敘明理由專
    案簽准後向行政室檔案管理人員借調,續辦過程、辦理完竣須答覆檢
    舉(陳情)人及封存歸檔時,均應依照本實施要項相關規定辦理。
五、專責人員或業務承辦單位人員發現檢舉(陳情)案情外洩、案卷遺失
    及可能洩漏檢舉(陳情)人身分等情事,應立即陳報主官(管),並
    協助研採補救措施及查明責任歸屬。
六、本府政風室會派員巡迴各單位實施稽核檢查保密作業實施要項執行情
    形,並持續追蹤檢討各單位執行是否落實。
七、本實施要項作業流程圖如後附。
八、本要項於簽奉核定後,函發各單位自即日起實施,如有未盡事宜得隨
    時修正之。



資料來源:金門縣政府主管法規共用系統