一、為使金門縣各機關學校會計檔案之銷毀作業具一致性，特訂定本注意事項。
二、各機關學校會計檔案之銷毀，除依審計法、會計法、檔案法暨政府會計憑證保管調案及銷毀應行注意事項等相關規定辦理外，應依本注意事項之規定辦理。
三、本注意事項所稱金門縣各機關學校包括：
（一）金門縣議會。
（二）金門縣政府(以下簡稱本府)及所屬機關學校。
（三）金門縣各鄉（鎮）公所及其所屬機關(以下簡稱鄉鎮公所)。
（四）金門縣各鄉（鎮）民代表會（以下簡稱代表會）。
四、本注意事項所稱會計檔案係指會計憑證、會計簿籍(帳簿及重要備查簿)及會計報告，其類別及保存年限如下：
![]() 會計檔案
![]() 保存年限
類別 |
會計
憑證 |
會計
簿籍 |
會計報告 |
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月報 |
決算 |
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總會計 |
十年 |
永久 |
永久 |
永久 |
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單位會計(含分會計) |
十年 |
十年 |
十年 |
十年 |
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附屬單位會計(含分會計) |
十年 |
十年 |
十年 |
十年 |
前項保存年限自總決算公布或令行日起算。
五、會計檔案之銷毀，除有關未了債權債務或因案應續予保存外，經確認已逾法定保存年限，應依下列程序辦理：
（一）金門縣議會應徵得審計部福建省金門縣審計室（以下簡稱審計室）同意後，再依檔案法相關規定辦理。
（二）本府及所屬機關學校、本縣各鄉（鎮）公所及其所屬機關、各鄉（鎮）民代表會
1.造具銷毀清冊二份（如附件一格式），函送本府主計處（來函敘明「已逾法定保存年限，且無債權債務關係或因案未結應續以保存之資料」）同意後函轉審計室審核，經審計室同意銷毀，本府主計處再行函復。
2.收到同意銷毀函後，制定檔案銷毀目錄及檔案銷毀計畫（如附件二格式），檢附同意銷毀函影本送本府行政處，轉送國家發展委員會檔案管理局（以下簡稱檔管局）審核。經檔管局函復同意後依規定擇期辦理銷毀作業。
3.高中（職）以下學校請逕依本府主計處及審計室同意銷毀函自行依規定銷毀，免依前款規定辦理。
六、同意銷毀等相關公文應永久保存並列入交代。
七、會計檔案遇有遺失、損毀等情事，應檢附會計檔案缺漏報告及缺漏情形表（如附件三格式）並敘明下列事項，函送本府主計處轉請審計室審核：
（一）會計檔案遺失、損毀原因。
（二）會計檔案保管人員是否已盡善良管理人應有之注意並無怠忽。
（三）對於公款是否遭受損害。
（四）有無未了債權債務或因案應續予保存之情形。
（五）依會計年度列報遺失、損毀之各種會計憑證、會計簿籍及會計報告等會計檔案清冊。
（六）未來會計檔案管理之機制。
（七）檢附相關文件或照片等。